Recomendaciones para mantener un sistema de gestión de calidad óptimo

Nov 11, 2023

Cuando se habla de la implementación de sistemas de gestión de calidad no siempre se hace alusión a los esfuerzos a los que deben estar sometidas las empresas. Todo ello, con el finde mantener dichos sistemas y conseguir que funcione de manera correcta y que se respondan las necesidades de la misma.

Dentro de las dificultades que se pueden mencionar, se encuentra el hecho de que las empresas que consiguen la certificación ISO 9001 creen que es todo. Sin embargo, esto no es así, porque luego de implementar dichos sistemas, se requiere continuar constantemente con la labor y dar comienzo al compromiso por parte de los integrantes en conservar verdaderamente un sistema óptimo y conseguir una mejora continua.

A continuación, ampliaremos los detalles sobre este tema tan esencial para las organizaciones y empresas.

¿Cómo mantener el sistema de gestión de calidad?

Para que un sistema pueda funcionar de manera correcta tras haberse conseguido la certificación, es necesario hacer un seguimiento constante. Además, se deben establecer medidas que ayuden a mejorar considerablemente los procesos, resultados y la satisfacción de los respectivos clientes.

En este caso conviene considerar las siguientes acciones:

Desarrollar una agenda de trabajo

Tanto el calendario como la agenda de trabajo deben quedar establecidos, considerando las tareas y acciones que se deben cumplir, quienes participarán en la capacitación, con qué frecuencia vana realizar las actividades y su nivel de importancia.

Establecer indicadores para los procesos necesarios

Se debe controlar y supervisar cada indicador, porque es lo que permite tomar decisiones estratégicas efectivas. Con el fin de poder mejorar la eficiencia y calidad de cada uno de los procesos. Este seguimiento debe realizarse periódicamente para ir tomando debidamente las acciones correctivas, con el propósito de prestar atención al cumplimiento de las metas y objetivos que no se han podido alcanzar.

Realizar auditorías periódicas

Para verificar la conformidad de cada proceso dentro de la implementación de sistemas de gestión de calidad, las auditorías permiten conservar el sistema activo. Así, se pueden reconocer buenas prácticas que sería conveniente fueran aplicadas en otras áreas de la empresa o en otros sistemas de gestión.

Mantener informados al personal correspondiente sobre el sistema de gestión

Cuando se habla de implementación de cualquier sistema de gestión, es clave que la alta dirección de la empresa u organización, no solo tenga conocimiento del funcionamiento de dicho sistema, sino que, esté en completo conocimiento de los inconvenientes que se han venido presentando y sus posibles soluciones.

En este sentido, una forma de conservar ala dirección totalmente informada de lo que acontece, es mostrando los resultados de las respectivas auditorías internas y realizando reuniones periódicas con alta dirección. Aquí, se recomienda realizar una revisión de cada uno de los procesos aplicados y términos de sistemas de gestión.

Programar sesiones de formación, capacitación y entrenamiento

Un error común en las organizaciones, es que solo las áreas responsables de la implementación del sistema de gestión, deben conocer en qué consiste y cuál es su funcionamiento. Es importante que todos los miembros de la empresa puedan conocer los requerimientos de la norma para que el sistema realmente sea efectivo.

Evaluar periódicamente la infraestructura

Para conseguir que un sistema de gestión de calidad pueda funcionar de manera correcta, no solo se debe optar por un proceso de capacitación para empresas y conservar la comunicación para mantener informado al personal. Resulta también importante, disponer de las instalaciones y equipos óptimos para realizar los ajustes que sean necesarios, con el fin de poder alcanzar los objetivos determinados por la empresa.

Implementar un software de gestión 

Aplicar un software para el respectivo sistema de gestión es una excelente forma para simplificar exitosamente los esfuerzos para mantener el desarrollo de procesos y la certificación ISO.A través de estos programas, se puede diseñar, gestionar y consultar ágilmente la documentación, actividades y estados de dicho sistema.

Así es más sencillo que se genere la interacción con el sistema por parte de los integrantes de la empresa. Aplicando cada una de estas recomendaciones se puede ejecutar y conservar adecuadamente el sistema de gestión de calidad y existe menor nivel de posibilidad de presentar inconvenientes al certificar o renovar la certificación ISO.

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